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Uma das dúvidas mais comuns entre profissionais da saúde, especialmente aqueles que atuam de forma autônoma ou estão estruturando sua clínica, é: por quanto tempo devo guardar os prontuários e documentos dos meus pacientes?
Essa não é apenas uma questão administrativa, é jurídica, ética e estratégica.
Guardar prontuários por menos tempo do que o exigido pode gerar problemas legais sérios. Por outro lado, manter documentos de forma desorganizada, insegura ou indefinida também expõe o profissional a riscos, especialmente à luz da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Neste artigo, você vai entender o básico, e essencial, sobre prazos, responsabilidades e boas práticas.
Por que o prontuário é tão importante juridicamente?
O prontuário é um documento legal. Ele registra toda a história do atendimento: avaliações, condutas, evolução, orientações e decisões clínicas.
Em caso de:
- Processos éticos
- Questionamentos judiciais
- Demandas administrativas
- Solicitações do próprio paciente
É o prontuário que protege o profissional.
Sem ele, ou com registros incompletos, a defesa se fragiliza drasticamente.
Afinal, quanto tempo guardar prontuários?
Os prazos variam conforme a legislação, o conselho profissional e o tipo de documento. De forma geral:
Regra base mais utilizada
- Prontuários de pacientes devem ser guardados por, no mínimo, 20 anos, contados a partir do último registro.
Esse prazo é adotado por diferentes conselhos e respaldado por normas técnicas e jurídicas.
Pacientes menores de idade
- O prazo passa a contar a partir da maioridade legal (18 anos)
Ou seja: o prontuário pode precisar ser guardado por muito mais tempo.
E documentos complementares?
Alguns exemplos e prazos comuns:
- Termos de consentimento: junto ao prontuário (mesmo prazo)
- Contratos e recibos: em geral, 5 anos (prazo tributário)
- Documentos financeiros e fiscais: conforme legislação fiscal vigente
- Registros digitais e backups: devem respeitar os mesmos prazos dos documentos físicos
Importante: mesmo após o encerramento do atendimento, a responsabilidade sobre os dados permanece.
Prontuário físico x prontuário digital
Guardar prontuários em papel gera riscos reais:
- Perda ou extravio
- Acesso indevido
- Deterioração do material
- Dificuldade de comprovação de integridade do registro
Já o prontuário digital, quando bem estruturado, oferece:
- Controle de acesso
- Registro de histórico e alterações
- Armazenamento seguro
- Organização por paciente e período
- Facilidade de localização em caso de demanda jurídica
Além disso, sistemas digitais facilitam o cumprimento da LGPD, algo cada vez mais fiscalizado.
O que a LGPD exige na prática?
A LGPD não define prazos específicos, mas exige que os dados sejam:
- Coletados para uma finalidade legítima
- Armazenados de forma segura
- Mantidos apenas pelo tempo necessário ou exigido por lei
Ou seja: você precisa saber exatamente por que está guardando aquele dado e por quanto tempo.
Manter prontuários “largados” em pastas, e-mails ou computadores pessoais é um risco jurídico significativo.
Boas práticas para evitar problemas futuros
- Tenha uma política clara de armazenamento
- Utilize prontuário digital com controle de acesso
- Registre tudo de forma objetiva e técnica
- Evite anotações informais ou subjetivas
- Faça backups seguros
- Saiba exatamente onde cada documento está
Organização não é burocracia, é proteção profissional.
Onde muitos profissionais erram
- Não sabem onde estão os prontuários antigos
- Guardam documentos sem critério ou prazo
- Misturam dados clínicos com informações pessoais soltas
- Não têm sistema nem padrão de registro
Isso não só gera insegurança jurídica, como também impacta diretamente na gestão, no tempo e na tranquilidade do profissional.
Onde o eBoss Lifetime pode te auxiliar:
A importância de um sistema integrado
Plataformas que oferecem prontuário digital integrado à agenda e ao CRM permitem:
- Visualizar o histórico completo do paciente
- Manter registros organizados e padronizados
- Controlar acesso aos dados
- Cumprir LGPD com mais segurança
- Ganhar tempo e reduzir riscos legais
Organização clínica é um pilar essencial de uma prática sustentável, ética e lucrativa. E por isso, aqui no eBoss Lifetime, criamos um Ecossistema para te apoiar com um sistema de gestão, desenvolvimento de carreira e comunidade como rede de apoio.
